Waarom controllers Power BI steeds meer zullen gebruiken

Hoewel Power BI niet helemaal een vervanger is van Excel, wordt de tool door steeds meer business controllers gebruikt. Dat is logisch, want waar Excel vooral is voor eenmalige rapportages, is Power BI handig voor vrijwel realtime of periodieke verspreiding van rapporten. Cm: sprak BI-specialist Marnix Jansen over de trend de komende jaren.

Power BI is in de basis het moderne stuk van Excel dat te maken heeft met visualisaties. Aan de hand van de geavanceerde tooling in Excel heeft Microsoft een uitgebreid platform gebouwd. Power BI is geen programma om data in te voeren. Gegevens komen nog steeds uit ERP-systemen, HR-databases en Excel-spreadsheets. Maar de visualisaties die gemaakt kunnen worden met Power BI zijn veel krachtiger dan de mogelijkheden in Excel. Het is bij uitstek een tool die geschikt is voor iedereen die strategisch werkt en data-driven BI-rapporten genereert. Cm: sprak met BI-specialist Marnix Jansen van Minova over de ontwikkelingen de komende jaren.

Drie verschillende rollen

‘Je hebt zoals ik het zie drie verschillende soorten gebruikers,’ legt Jansen uit. ‘De eerste is de ontwikkelaar van het datamodel. De tweede is de Power BI-gebruiker die op basis van dat model analyse verricht en een dashboard maakt, bijvoorbeeld de business controller of accountant in business. De derde is de eindgebruiker, de persoon die iets met het rapport doet.’ Die eindgebruiker is de persoon die beslissingen neemt op basis van het dashboard dat de business controller aflevert.

In de praktijk worden de eerste twee rollen vaak bij dezelfde persoon neergelegd. De ontwikkelaar van het model is ook de analist van de gegevens en degene die het dashboard maakt. Dat is in principe geen IT’er, maar iemand met domeinkennis die weet welke vragen gebruikers hebben, bijvoorbeeld de financial die de business vragen van het vakgebied begrijpt. Die persoon heeft dan wel kennis nodig van datamodelleren en een tool als Power BI om dit te produceren. ‘Het zijn wel echt twee verschillende rollen,’ zegt Jansen over de ontwikkelaar en de analist. ‘Die persoon zet dan wel de pet op van modelbouwer en zet daarna z’n andere pet op.’

>> Lees ook: Controllers grijpen leidende rol met Excels geavanceerde visualisatietools

Business controller stort zich op BI

Het kunnen modelleren van data is een skill die steeds meer wordt vereist in vacatures voor business controllers. Er is een groeiende behoefte aan deze vaardigheden in de financiële wereld. ‘Je ziet nu dat het ook business professionals zijn die dit nu moeten gaan leren,’ weet de BI-consultant. Daarmee verandert de rol van de business controller meer in de richting van het domein van informatisering en automatisering.

Jansen stelt dat er organisaties zijn die vanuit een centraal team datamodellen bouwen, waarna analisten binnen het bedrijf gebruikmaken van datzelfde model. ‘Maar je ziet ook dat controllers dat zelf doen: een model ontwikkelen en op basis daarvan een dashboard bouwen om te delen.’ Door de groeiende populariteit van Power BI, zijn veel meer financials aan de slag gegaan met het modelleren van data.

‘De investering van tijd zit niet eens in het ontwikkelen van een datamodel, maar in het onder de knie krijgen van datamodelleren,’ vertelt Jansen. ‘Als je dat eenmaal beheerst, kun je het vrij snel toepassen en een datamodel bouwen. Dat doe je in een halve dag.’ Hij zegt dat het, net als elke vaardigheid, van belang is dat financials er gewoon veel mee werken. ‘Na het halen van je rijbewijs moet je wel met de auto gaan rijden. Als je dan twee jaar niets doet…’

>> Lees ook: Technologie die werkelijk impact heeft op controllers

Business control op z’n kop

Het veranderen van de rol van de business controller heeft grote gevolgen voor het vak. Met de interactieve rapporten kunnen zakelijke gebruikers zelf veel achterhalen waar ze vroeger voor bij een controller moesten aankloppen. ‘Op een Power Point-slide kan ik geen analyse verrichten. Maar als ik een dashboard voor me krijg, dat wordt gevoed door een datamodel, ben ik als gebruiker in staat om zelf analyses te verrichten. En kan ik zelf onderzoeken wat oorzaken zijn.’ Dat stukje van het vak valt daarmee weg.

‘De rol van de business controller gaat op z’n kop. Wat blijft er dan nog over? Business controllers zullen zich veel meer moeten richten op het duiden van de data. Waarom zijn die cijfers zoals ze zijn? Met een business controller sparren bedrijven over wat ze momenteel zien en wat er in de toekomst gaat gebeuren.’

Daar ligt een rol voor de business controller en er is nog een wereld te winnen wat betreft voorspellende analyses, vindt Jansen. ‘Het heden en het verleden laat zich door de interactieve dashboards al voor een heel groot deel bekijken. Maar wat er in de toekomst zal gebeuren, en zeker als je op basis van data toekomstige analyses wilt maken, dat staat nog in de kinderschoenen.’

Power BI en Excel

Voorheen werd dat vooral door IT’ers en technologisch onderlegde gebruikers gehanteerd met gespecialiseerde tools. Dat is aan het veranderen, net zoals in de vorige eeuw Excel spreadsheetsoftware van dataspecialisten naar zakelijke gebruikers bracht. Power BI heeft de kracht van herkenning met zich mee: Microsoft integreert het met zijn Office-programma’s (er is bijvoorbeeld een Teams-integratie om dashboards interactief te delen), biedt een gratis versie voor iedereen die aan de slag wil en bouwt verder op datamodelconcepten die gebruikers kennen van Excel. Sterker nog, Power BI-tools als Power Query en Power Pivot hebben hun debuut gemaakt in de spreadsheetsoftware voordat ze werden aangeboden als integraal platform in Power BI.

Op die manier hebben inmiddels veel financials kennis kunnen maken met Power BI-tools. In Power BI Desktop ontwikkelen business controllers rapporten en dashboards. Vervolgens worden deze met Power BI Service bij eindgebruikers afgeleverd, bijvoorbeeld via een Power BI-app. Dat kan iedere zakelijke gebruiker zijn die beslissingen neemt op basis van data-inzichten, van cfo tot aan de junior financieel medewerker. ‘Ze kunnen dan niet bij de data, maar de visualisaties bekijken. Daar kun je mee stoeien, maar je kunt altijd terug naar de uitgangspositie van het dashboard.’

Toekomst van Excel

Maar hoe zit het dan met Excel? Voor de invoer van cijfers wordt de spreadsheetsoftware nog steeds veel gebruikt, maar naarmate meer gebruikers Power BI inzetten voor analyse, is het logischer dat gegevens rechtstreeks uit relevante databases worden gehaald en Excel wordt gepasseerd. Datamodellen worden dan eerder gebouwd op bijvoorbeeld beschikbare tabellen van een SQL-database met transactiedata. ‘De applicatie Excel zul je niet zo gek veel meer open hebben als controller.’

Er is een uitzondering: als een controller input moet geven op een business case. Daar blijft Excel de beste tool voor, meent Jansen. ‘Ik zie voor Excel alleen nog een toegevoegde waarde als het om een eenmalige analyse gaat, zoals een business case. Je hebt een idee met kosten en baten: wat is daar het saldo van? Voor dat soort werk is niets beter dan Excel.’ Maar voor alle periodiek terugkerende rapportages gaat volgens hem Power BI Excel verdringen. ‘Dan is Power BI beter. En niet een beetje beter. Het is net zo’n verbetering als van pen en papier naar Excel.’