- juni 28, 2023
- Power BI
Nee, eigenlijk ben je pas net begonnen! 🚀
Ik ben al bijna 7 jaar Power BI-consultant en naar mijn ervaring is het moeilijkste deel van Power BI om een rapport te produceren dat daadwerkelijk wordt gebruikt door je rapportgebruikers. Alleen maar een e-mail sturen naar je gebruikers met een link naar het rapport heeft naar mijn ervaring zeer weinig kans op succes.
Waar je mee moet beginnen is het organiseren van een kick-off vergadering / gebruikersadoptiesessie met je rapportgebruikers. Wat naar mijn ervaring het beste werkt, is om deze agenda te volgen: 📆
- Zakelijke introductie van het rapport: 🧑🏻💼 Zorg ervoor dat dit wordt gedaan door iemand van het team die gerespecteerd wordt door de rest van het team. Dat kan heel goed de manager van het team zijn, maar dat hoeft niet per se het geval te zijn. Deze persoon moet een presentatie geven waarin het belang van het rapport wordt verduidelijkt en een gevoel van urgentie wordt gecreëerd.
- Technische introductie van het rapport: 👷🏻 Dan kom jij en leg je uit hoe je door het rapport navigeert. Zorg ervoor dat je dit aanpast aan de rapportgebruikers, rekening houdend met zaken zoals of ze al bekend zijn met Power BI.
- Op maat gemaakte training: 🏫 Bereid een paar vragen voor die door de rapportgebruikers moeten worden beantwoord. Hoeveel was de verkoop versus het budget twee jaar geleden voor klant X in procenten? Een paar vragen als dat. Naar mijn ervaring zijn er altijd een paar gebruikers die moeite hebben om alle vragen te beantwoorden. In deze setting kun je ze helpen en het rapport verduidelijken.
Ben je nu klaar? 👍
Nee, je bent nog steeds niet klaar!!
Nogmaals, naar mijn ervaring zullen slechts een paar rapportgebruikers proactief naar je toe komen met hun vragen en opmerkingen over het rapport. Ze zijn drukke mensen met meer aan hun hoofd dan alleen jouw rapport. Maar als je proactief een vervolgvergadering organiseert waarin je om feedback vraagt, zullen gebruikers meestal komen en je allerlei dingen vertellen over het rapport die ze anders willen, toegevoegd willen hebben, overgeslagen willen hebben, enz.
Ben je nu klaar? 👍
Nee, je bent nog steeds niet klaar!!
Vervolgens ga je de feedback verwerken en een volgende follow-up vergadering plannen om te bespreken. Als het rapport van vitaal belang is voor het bedrijf, zul je merken dat je op deze manier meerdere keren gaat itereren om een rapport te bereiken dat echt voldoet aan de informatiebehoeften van je gebruikers. En, met een zekere periodieke interval, is het belangrijk om deze cyclus te blijven doorlopen om ervoor te zorgen dat het rapport up-to-date en relevant blijft.
Dus eigenlijk moet je het rapport voortdurend verbeteren en ben je dus nooit echt “klaar”!
